Descripción:
Esta guía te explica el proceso para finalizar un ejercicio contable en el sistema de facturación. Aprenderás a crear un histórico con los datos del año cerrado y a configurar los contadores y fechas para comenzar el nuevo ejercicio, asegurando una transición limpia y sin errores.
Requisitos previos
- Tener acceso de Administrador o permisos necesarios para modificar la configuración global del sistema.
- Comprobar el Inventario: No debe haber inventarios pendientes de actualizar. Si el programa te lo notifica, debes ir a Stock > Gestión de Inventario y seleccionar Actualizar o Borrar.
- Copia de Seguridad Obligatoria: Antes de iniciar el proceso, debes realizar una copia de seguridad de la carpeta de datos principal (ej:
GPADATO) y verificar su correcto funcionamiento.
Paso a paso: Configuración y Ejecución del Cierre
Este proceso guardará los documentos del año saliente en un directorio histórico y preparará el sistema para el nuevo ejercicio.
1. Preparación de Series y Contadores
Debes acceder a la función de cierre e introducir los datos clave para el nuevo ejercicio.
| Campo | Valor Sugerido / Recomendación | Dónde se aplica |
| Año a cerrar | El año fiscal que finalizas (ej: 2024). | |
| Nueva Fecha de inicio de ejercicio | El primer día del nuevo año (ej: 01/01/2025). | |
| Nueva Fecha de Fin de Ejercicio | El último día del nuevo año (ej: 31/12/2025). | |
| Guardar Datos Actuales en el Directorio Histórico | Confirma que el año mostrado sea el año correcto a cerrar. | |
| Series Especiales | Decisión de la empresa: Puedes continuar la numeración o reinicializar el contador a 1. | Archivo > Tablas de Facturación > Series Especiales |
| Nuevo Contador de Facturas Clientes | Se recomienda inicializar a 1. | |
| Nuevo Contador de Abonos Clientes | Se recomienda inicializar a 900.001. | |
| Nuevo Contador de Facturas de Proveedores | Si no usas el módulo de Contabilidad, se recomienda inicializar a 1. |
Nota: Para los contadores de facturas y abonos, si necesitas un margen para introducir documentos pendientes del año anterior, puedes dejar una numeración correlativa superior a la última utilizada en lugar de inicializar a 1.
2. Ejecución del Cierre
Una vez revisados y completados todos los campos:
- Haz clic en el botón Aceptar para iniciar el proceso de cierre.
- El sistema ejecutará automáticamente las siguientes acciones:
- Copiar Albaranes, Facturas de Clientes, Facturas de Proveedores y Pedidos de Clientes al directorio histórico.
- Inicializar los contadores de Facturas de Clientes y Facturas de Proveedores para el ejercicio en curso.
- Borrar todos los Albaranes Facturados del ejercicio en curso.
- Actualizar los contadores y fechas del ejercicio actual.
Gestión del Stock Inicial (Clientes con Control de Stock)
Si tu empresa gestiona el control de stock, puedes optar por trasladar el inventario final del año cerrado como el inventario inicial del nuevo ejercicio.
Este proceso es voluntario y solo tiene repercusión en los listados estadísticos.
Importante: Este proceso debe hacerse después de haber completado el Cierre de Ejercicio. Una vez hecho, NO debes modificar ningún dato (facturas, albaranes, etc.) del ejercicio cerrado, ya que el movimiento no se reflejaría en el Stock Inicial del año abierto.
1. Crear Histórico de Inventario
Antes de copiar el stock, se recomienda grabar el inventario actual para futuras consultas:
- Accede a Stock > Histórico de Inventarios.
- Haz clic en Crear Nuevo Histórico a Fecha Actual.
2. Copiar Stock Actual a Inicial
Una vez creado el histórico, puedes proceder con la copia:
- Localiza la opción para Copiar el Stock Actual del ejercicio cerrado al Stock Inicial del nuevo ejercicio.
- Ejecuta esta opción solo si tienes control de stock y estás seguro de no realizar más modificaciones en el año cerrado.
Solución de problemas frecuentes
- Error: Imposible crear el nuevo directorio. Error creando archivos: Este es un error crítico. Contacta urgentemente con el soporte técnico de GPASOFT.
🏷️ Meta-datos para BetterDocs
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Slug sugerido: como-realizar-cierre-ejercicio-facturacion
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